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戸籍謄本の請求書の書き方
戸籍謄本の請求書の書き方としては、
かならず記入しておかなければならないことが、
何点かあります。
それは、
・ 戸籍謄本等の請求書という題、
・ 請求年月日と、請求者の住所と氏名と電話番号、
・ 取得したい戸籍の本籍と、筆頭者の氏名、
・ 取得したい戸籍の種類(戸籍謄本、除籍謄本、原戸籍謄本)と通数、
・ 請求者とその戸籍に記載されている人との関係、
・ 請求理由とその使い道です。
以上のことが書かれていれば、
A4白紙の用紙に、手書きですべて書いた請求書であっても、
かまわないことになっています。
ただ、原則としては、各役所ごとの様式の請求書が、
それぞれの役所に用意されていますので、
その請求書を使用して、上記の事柄について記入することになります。
もし、役所に請求書を取りに行けない場合には、
各役所のホームページ上から、
請求書の様式をダウンロードすることも可能です。
なお、請求書の書き方で、一番注意が必要な事柄は、
請求理由と、取得した戸籍謄本などの使い道についてです。
特に、請求理由については、
役所の戸籍謄本の発行担当者が、
一番細かく精査する内容になります。
なぜなら、請求理由として、戸籍謄本を必要とする正当な義務や権利、
そして、正当な理由があるのかどうかといったことが、
戸籍謄本を発行しても良いのかどうかの判断の分かれ目になるからです。
これについては、戸籍謄本の発行時だけでなく、
除籍謄本や、原戸籍謄本の発行時も同じです。
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もし、戸籍謄本の請求書に書いた請求理由で、
戸籍謄本の発行担当者がよくわからない場合や、
さらに確認が必要な場合には、請求者に電話がかかってくることもあります。
そして、戸籍謄本の発行担当者が、
請求理由や使い道を詳しく聞いた上で、
戸籍謄本を発行しても良いのかどうかを判断することになるのです。
ただ、戸籍謄本の請求書に、詳しく請求理由を書いておくことで、
電話確認などの機会も減らすことはできます。
しかし、請求書に書かれた請求理由では、
戸籍謄本の請求者に、正当な義務や権利、
正当な理由がないと判断されれば、
やはり電話確認か、戸籍謄本が発行できないという事態になります。
いずれにしても、そういった打ち合わせの必要な場合があるため、
請求書に記入する電話番号については、
平日の朝9時~17時前後の間につながる電話番号を記入しておくべきです。
なぜなら、いつまでも電話がつながらない場合には、
役所の担当者は、戸籍謄本を発行しないで、
請求書類をそのまま、請求者の住所宛てに返送という流れになるからです。
ちなみに、相続で戸籍謄本や除籍謄本、原戸籍謄本などが必要な場合には、
請求理由としては、「母 誰某 が亡くなったため、相続人の調査特定と、
銀行などの相続手続きのために、戸籍謄本が必要」といった理由になります。
また他に、戸籍謄本の請求書の書き方で、注意が必要な事柄としては、
取得したい戸籍の本籍を、
地番まですべて正確に記入しておくことです。
なぜなら、戸籍の本籍が途中までの記入であったり、
本籍の地番が正確に書かれていない場合には、
役所の担当者としては、戸籍謄本などを発行することはできないからです。
筆頭者の書き方も同じで、
氏名を漢字で正確に記入しておく必要があります。
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